Existuje správný způsob, jak sledovat své zaměstnance?

Zatímco mnoho pracovníků v minulosti možná uvažovalo o sledování narušení jejich soukromí, výzkum z posledních let naznačuje, že se toto vnímání mění. Steve Weston z Hayse zkoumá, jak mohou zaměstnavatelé postupovat při monitorování zaměstnanců správným způsobem.

Organizace shromažďují více údajů o zaměstnancích, od jejich úhozů a historie procházení až po jejich mozkové vlny a emoce, než kdy jindy. Vyplývá to ze zprávy výzkumné poradenské společnosti Gartner za rok 2019 Budoucnost monitorování zaměstnancůV roce 2015 sledovalo pracovníky pouze 30 % společností. Do roku 2018 to vzrostlo na 50 % a v době zprávy společnost předpovídala, že toto číslo do roku 2020 dosáhne 80 %.

A jak stále více organizací implementuje monitorování, zdá se, že zaměstnanci jsou s ním pohodlnější – ale pouze pokud je používán správným způsobem. Zpráva společnosti Gartner také zjistila, že pouze 10 procent pracovníků bylo s monitorováním v roce 2015 spokojeno, ale že to do roku 2018 vzrostlo na 30 procent. Když zaměstnavatelé vysvětlili své důvody ke sběru dat, opět se zvýšil na 50 procent.

Kromě toho existuje silný obchodní případ professional dohled nad zaměstnanci. „Monitorování může být přínosné z hlediska produktivity a výkonu, také zdraví, pohody a bezpečnosti zaměstnanců,“ řekl Edward Houghton, vedoucí výzkumu a designu služeb v oddělení transformace měst DG Towns. Dodal však, že monitorování je oprávněné pouze tehdy, je-li transparentní a spravedlivé. Pokud ne, vyvolává to vážné otázky ohledně soukromí.

Lidé jsou však stále více ochotni se toho vzdát ve prospěch, řekl Brian Kropp, vedoucí výzkumu lidských zdrojů ve společnosti Gartner ve Washingtonu DC. Tento kompromis děláme denně s nákupy kreditními kartami, sociálními sítěmi a používáním aplikací, takže nám to na pracovišti vyhovuje. “Zaměstnanci si již nemyslí, že monitorování pracoviště je zcela mimo limity, je to jen trochu nepříjemné.”

Sledujte, abyste pomohli, ne trestali

Rozvoj technologií umožňuje zaměstnavatelům sledovat pracovníky mnohem invazivnějšími způsoby, čímž otevírá etické minové pole. Pro mnoho organizací jsou nositelná zařízení, která shromažďují biometrická info, vzrušující novou oblastí analýzy lidí, ale mají také potenciál narušit již tak se zmenšující hranici mezi prací a domácím životem.

„Pokud to nebude provedeno podle přísných vysokých standardů etických postupů, existuje riziko, že to může vrazit klín nedůvěry mezi zaměstnance a zaměstnavatele,“ řekl Rob McCargow, britský ředitel umělé inteligence v PwC.

V roce 2019 se zaměstnanci firmy poskytující profesionální služby přihlásili jako dobrovolníci připoutat chytré hodinky na zápěstíshromažďování biometrických údajů o spánkových vzorcích a variacích srdeční frekvence a provádění každodenních kognitivních testů ve zkoušce s cílem zvýšit individuální pohodu a produktivitu.

Při analýze anonymizovaných agregovaných dat PwC zjistila, že spánek by mohl ovlivnit výkon, s korelací mezi nižší úrovní spánku, koncentrací a schopností efektivně vykonávat multitasking. Je to brzy, ale protože každý zaměstnanec má přístup ke svým vlastním datům, monitorování by se mohlo stát normativním nástrojem professional zvýšení jejich hry, říká McCargow.

Ale největší výhodou je umožnění zaměstnancům převzít kontrolu nad jejich blahobytem: pracovníci PwC zhodnotili svou vlastní úroveň stresu pomocí sledování rozptylu srdeční frekvence, a pokud se zvýšila, měli přístup k podpoře, jako je poradenství nebo lékařské posouzení.

Mezitím McCargow vidí budoucnost, ve které manažeři PwC shromažďují data v agregované podobě, aby zlepšili správu zdrojů a posílili projektové týmy, pokud se pracovní síla zdá být přetížená. “Na pozadí toho můžeme být schopni vést lepší obchod.”

Buďte otevření a vytvořte pocit důvěry

Thomas Kochan je spoluředitelem MIT Sloan Institute for Get the job done and Employment Investigation v Massachusetts. Myslí si, že je rozumné, aby společnosti jednaly na základě analýzy dat o zaměstnancích pomocí sofistikovanějších technologií, jako je umělá inteligence, která pomáhá proměnit vhled v činy. “Hodnotou velkých dat je rychlé řešení problémů.”

Monitorování zaměstnanců může vrhnout světlo na nedostatečnou výkonnost. Podle Kochana někteří zaměstnanci výroby používají nositelná zařízení, která sledují jejich produktivitu v reálném čase. Pokud dojde k poklesu, vedení zasáhne, aby diagnostikovalo problém a našlo řešení, ať už se jedná o nabídku školení nebo úpravu pracovního postupu nebo přestávek.

Za tato rozhodnutí by ale měli nést odpovědnost. „Aby si manažeři udrželi důvěru zaměstnanců, musí vysvětlit, jak k tomuto rozhodnutí dospěli a jaké faktory ho ovlivnily. Checking nemůže být černá skříňka,“ řekl.

Dodal, že zaměstnavatelé by měli být transparentní a dát zaměstnancům možnost vyjádřit se k tomu, jaká details se shromažďují, jakým způsobem a jak se používají. “Společně se zaměstnanci definujte, jaký problém se snažíte vyřešit prostřednictvím monitorování a sdílejte knowledge s pracovníky, aby je mohli ověřit a uvést do praxe.”

V opačném případě se organizace vystavují riziku ztráty důvěry zaměstnanců a poškození jejich duševního zdraví. “Temnou stránkou monitorování je, že pro jednotlivce může být nezdravé, když jsou vystaveni nadměrné úrovni sledování,” říká Houghton.

Někteří zaměstnavatelé to zašli příliš daleko a sledovali nebo omezili používání toalet. Zaměstnavatelé budou muset nadále přezkoumávat a procházet etickou linii, dodal Houghton.

V jednom nechvalně známém příkladu Barclays nainstaloval systém monitorování zaměstnanců, který sledoval, jak dlouho strávili zaměstnanci investiční banky v Londýně u svých stolů, a varoval lidi před příliš dlouhými přestávkami. Barclays opravil systém v roce 2020 po odporu ze strany zaměstnanců a kritice od aktivistů za ochranu soukromí a odborníků na HR.

Houghton také nabídl varování všem podnikům, které si myslí, že implementace monitorování pomůže udržet přehled o zaměstnancích, kteří během pandemie v roce 2020 přešli na práci z domova.

“Covid-19 je pro mnohé náročné období a pracovníci mohou pociťovat úzkost o svou práci a schopnost pracovat doma,” řekl. „Pokud mají zaměstnavatelé oprávněné obavy týkající se produktivity, měli by je zjistit prostřednictvím liniového řízení se zaměstnanci a sledováním výstupů a kvality. Monitorování by se mělo skutečně používat pouze k doplnění jiných postupů, nikoli jako rychlé řešení.“

Jonny Gifford, hlavní poradce CIPD, souhlasil: „Zaměstnavatelé by si měli dvakrát rozmyslet, než zavedou jakýkoli druh monitorování. Náš výzkum ukazuje, že dotěrný dohled na pracovišti poškozuje důvěru, má negativní dopad na morálku a může způsobit stres a úzkost. Potenciálně existují ještě větší aspekty ochrany soukromí, na které je třeba myslet při sledování domácí práce.“

Zajistěte, aby monitorování zaměstnanců bylo legální a nadstandardní

Právní linie je také rozmazaná. Právníci v EU tvrdí, že organizace mohou zpracovávat údaje o zaměstnancích, pokud prokáží, že jejich zdůvodnění je nadřazeno zájmům pracovníků.

Jak však zaměstnavatelé provádějí vlastní posouzení dopadů, vzniká potenciální střet zájmů. „Mohli byste namítnout, že ochranná opatření plně nechrání zaměstnance,“ řekl Daniel Cooper, partner advokátní kanceláře Covington, který radí klientům v oblasti ochrany dat.

„Pokud se ale organizace mýlí, dostanou od regulačních orgánů ránu. Strach [of prosecution] je odstrašující prostředek proti zneužití soukromí.”

V EU musí společnosti dodržovat GDPR. Pokud organizace nevysvětlí, proč shromažďují knowledge, nebo se ujistí, že jsou relevantní, nejsou přehnané a jsou aktuální a bezpečné, může jim být uložena pokuta ve výši 20 milionů EUR nebo až 4 % celosvětového obratu, podle toho, co je vyšší.

Globální dodržování bude znamenat dodržování místních zákonů na ochranu soukromí. V United states mají jednotlivé státy své vlastní předpisy. Kalifornský zákon o ochraně soukromí spotřebitelů vyžaduje, aby mnoho společností zveřejnilo shromažďování údajů a jeho účel, a opravňuje pracovníky k náhradě škody za porušení údajů.

Ve zprávě z roku 2018 advokátní kancelář Freshfields poznamenal, že v Číně a na Filipínách byly zavedeny nové režimy ochrany osobních údajů. V případě Číny nová pravidla znamenají, že zaměstnavatelé nemohou zpracovávat osobní údaje zaměstnance v zahraničí, aniž by vysvětlili účel, rozsah, obsah a příjemce.

Dále se má za to, že společnosti, u kterých bylo zjištěno, že zveřejnily soukromé údaje nebo sdělily soukromé informace jednotlivce písemně nebo ústně bez předchozího souhlasu jednotlivce, způsobily zaměstnanci občanskoprávní újmu, která může představovat trestný čin.

Ujistěte se, že je to obousměrná ulice

Firmy potřebují především získat zaměstnance. A globální průzkum 2019 společnost Accenture zjistila, že 89 procent pracovníků bylo otevřeno monitorování, ale pouze v případě, že jim to přineslo užitek.

Společnosti, které shromažďují information zodpovědně, by mohly zaznamenat růst tržeb až o 12,5 procenta vyšší než společnosti, které je neshromažďují, uvedl Accenture kvůli důvěře zaměstnanců, která ovlivňuje produktivitu.

Ale pouze 30 procent vedoucích pracovníků dotazovaných firmou bylo velmi přesvědčeno, že nesou odpovědnost. A 55 procent uvedlo, že nepožadují souhlas zaměstnanců, ačkoli v mnoha jurisdikcích je souhlas nutný ke sledování biometrických údajů.

Pro Kochana z MIT je to „neetické řízení. Je to zásah do soukromí. Vyvolává to nedůvěru v pracovní sílu,“ s datovými skandály jako Cambridge Analytica jsou lidé citlivější na soukromí.

Podle Nicka McAleenana, partnera JMW Solicitors, existuje také riziko, že se zaměstnanci budou cítit pod tlakem, aby se připojili ke sledování. „Jak mohou zaměstnanci dát řádný souhlas, když by to mohlo ovlivnit, kdo dostane další povýšení nebo zvýšení platu? Existuje nerovnost vyjednávací síly.”

Zaměstnanci se často obávají, že by jejich zaměstnavatel mohl použít jejich information proti nim, dodal. A skutečně, závazek PwC anonymizovat a agregovat údaje o zaměstnancích pomohl získat podporu professional nositelná zařízení: aplikace do pilotního projektu byly překročeny během několika minut od otevření.

Současné důkazy naznačují, že další organizace budou následovat příklad a budou shromažďovat knowledge stále invazivnějšími prostředky s cílem zvýšit výkon, produktivitu, zdraví a štěstí.

Nejprve je však třeba překonat četné právní a etické výzvy. Ti, kteří uspějí, zapojí zaměstnance do každého kroku. Monitorování zaměstnanců nemůže nahradit dobré řízení.

Podle Steve Weston

Steve Weston je hlavní zákaznický ředitel společnosti Hays. Verze tohoto článku se původně objevila na Site Hays’ Viewpoint.

10 věcí, které potřebujete vědět, přímo do vaší schránky každý všední den. Zaregistrujte se na Denní přehledSilicon Republic přehled zásadních sci-tech zpráv.